EKSEKUTIF SEKRETARIAT (PENCATAT MINIT)

Kelayakan Permohonan

1. Memiliki Diploma / Advanced / Higher / Graduate Diploma / Ijazah Sarjana Muda / Diploma Lepasan Ijazah / Ijazah Profesional.
2. Mempunyai Diploma atau Ijazah Sarjana Muda dalam bidang Sekretariat.
3. Berpengalaman 1 – 2 tahun dalam tugas pencatatan minit mesyuarat adalah satu kelebihan.
4. Bermotivasi, berdikari dan mempunyai inisiatif.
5. Mempunyai kemahiran komunikasi yang baik di semua peringkat.
6. Boleh mendengar dan menerima arahan dengan baik.
7. Bertanggungjawab, menepati masa, berdisiplin tinggi dan berperwatakan menarik.

Tugas dan Tanggungjawab 

1. Menentukan tarikh, masa dan tempat mesyuarat.
2. Berbincang serta menyediakan agenda mesyuarat dengan persetujuan Setiausaha dan pihak pengurusan.
3. Memastikan kertas kerja yang akan dibawa untuk perbincangan mesyuarat diterima.
4. Mengedarkan fail mesyuarat kepada Anggota Lembaga Mesyuarat sekurang-kurangnya dua (2) hari sebelum mesyuarat diadakan.
5. Mengadakan pra-mesyuarat bersama Setiausaha dan pihak pengurusan.
6. Menyemak dan mengemas kini senarai kehadiran Anggota Lembaga Mesyuarat.
7. Mencatat serta menyediakan minit mesyuarat dengan tepat dan terperinci.
8. Mengadakan pasca mesyuarat.
9. Memberi pemakluman awal keputusan mesyuarat untuk tindakan pihak yang bertanggungjawab dalam tempoh tiga (3) hari selepas pasca mesyuarat.
10. Menyediakan cabutan keputusan bagi minit mesyuarat yang disahkan kepada ahli mesyuarat yang berkaitan.
11. Menyediakan draf minit mesyuarat mengikut format yang ditetapkan serta menyiapkan minit mesyuarat lengkap dalam tempoh tujuh (7) hari.
12. Mengedarkan minit mesyuarat selewat-lewatnya lima (5) hari bekerja sebelum mesyuarat berikutnya.
13. Mendapatkan maklum balas pelaksanaan atau status keputusan mesyuarat untuk dibentangkan dalam mesyuarat berikutnya.
14. Melaksanakan lain-lain tugas berkaitan yang diarahkan dari semasa ke semasa.